Algemene voorwaarden voor exposanten

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle exposantenboekingen, standverhuur en deelname aan de IASRE-vakbeurs georganiseerd door IASRE GmbH.
Door het indienen van een exposantenaanvraag of het boeken van een stand gaat de exposant akkoord met de volgende voorwaarden.

1. Organisator

IASRE GmbH
martinshardt 15
57074 Siegen
Duitsland

E-mail: info@iasre.com

Hierna te noemen de “Organisator”.

2. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen de Organisator en exposanten die deelnemen aan de IASRE-vakbeurs, inclusief standverhuur, serviceboekingen en alle gerelateerde evenementactiviteiten.

3. Aanvraag en contractsluiting

  1. Exposanten dienen hun boeking in via het officiële exposantenaanvraagformulier.

  2. De Organisator beoordeelt de aanvraag en bevestigt de acceptatie schriftelijk (e-mailbevestiging is voldoende).

  3. Er komt een bindende overeenkomst tot stand zodra de exposant een schriftelijke bevestiging van de Organisator ontvangt.

  4. De Organisator kan aanvragen weigeren zonder opgaaf van redenen.

4. Standtoewijzing

  1. Standlocaties worden door de Organisator toegewezen volgens de logistieke en planningsbehoeften van het evenement.

  2. Exposanten kunnen voorkeuren aangeven, maar er bestaat geen recht op een specifieke locatie.

  3. De Organisator kan standplaatsingen aanpassen indien nodig voor operationele of veiligheidsredenen.

5. Prijzen en betalingsvoorwaarden

  1. Alle standprijzen en servicekosten staan vermeld op de exposantenwebpagina.

  2. Prijzen zijn in EUR en exclusief btw.

  3. Volledige betaling moet zijn ontvangen voor de vervaldatum op de factuur.

  4. Exposanten die niet volledig hebben betaald, kan de toegang tot het evenement worden geweigerd.

6. Annulering door exposanten

Annulering is niet toegestaan nadat de organisator een schriftelijke bevestiging van de boeking heeft afgegeven.

  1. Alle exposantenboekingen zijn definitief en bindend.

  2. Deelnamekosten zijn 100% niet-restitueerbaar, ongeacht de reden voor annulering of niet-deelname.

  3. Als de exposant niet aanwezig is op het evenement, blijft het volledige bedrag verschuldigd.

  4. De Organisator kan de stand opnieuw toewijzen; de exposant heeft echter geen recht op terugbetaling of compensatie.

Deze clausule is volledig afdwingbaar onder het Duitse contractrecht.

7. Annulering of wijziging door de Organisator

  1. De Organisator kan het evenement annuleren, uitstellen of wijzigen vanwege overmacht, veiligheidsrisico’s of omstandigheden buiten zijn controle.

  2. Als het evenement volledig wordt geannuleerd, ontvangen exposanten een terugbetaling van reeds betaalde standkosten.

  3. Er kunnen geen verdere claims (bijv. reis, verzending, accommodatie) worden ingediend.

8. Gebruik van stands

  1. Stands mogen alleen worden gebruikt voor het presenteren van de eigen producten of diensten van de exposant.

  2. Onderverhuur of overdracht van de stand vereist schriftelijke goedkeuring van de Organisator.

  3. Exposanten moeten voldoen aan alle locatievoorschriften en veiligheidsrichtlijnen.

9. Opbouw en afbraak

  1. Opbouw- en afbraaktijden worden gepubliceerd op de IASRE exposantenwebpagina en het exposantenaanvraagformulier.

  2. Exposanten moeten zich strikt aan deze tijden houden.

  3. Voortijdige afbraak voor het officiële einde van het evenement is verboden.

  4. De exposant is aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt tijdens opbouw of afbraak.

  5. Extra opbouw- of afbraakvoorzieningen vereisen schriftelijke goedkeuring.

10. Verzekering

Exposanten zijn verantwoordelijk voor het verzekeren van hun apparatuur, producten en materialen tegen diefstal, verlies of schade.
De Organisator biedt geen verzekering.

11. Aansprakelijkheid

  1. De Organisator is alleen aansprakelijk voor opzet of grove nalatigheid.

  2. Aansprakelijkheid voor lichte nalatigheid is uitgesloten, behalve in gevallen van:

    • Persoonlijk letsel (leven, lichaam, gezondheid)

    • Schending van essentiële contractuele verplichtingen

  3. Exposanten zijn aansprakelijk voor schade veroorzaakt door henzelf, hun personeel of aannemers.

12. Gebruik van afbeeldingen en opnames

De Organisator kan foto’s en video’s maken tijdens het evenement en deze gebruiken voor documentatie en marketing.
Exposanten kunnen bezwaar maken om gegronde redenen.

13. Locatieregels

Exposanten moeten voldoen aan alle locatieregels, brandveiligheidsvoorschriften en instructies van het personeel.

14. Gegevensbescherming

Persoonsgegevens worden verwerkt volgens het privacybeleid van de Organisator en worden alleen gebruikt om de deelname van exposanten te beheren.

15. Slotbepalingen

  1. Duits recht is van toepassing.

  2. Voor zover wettelijk toegestaan, is de plaats van jurisdictie Siegen, Duitsland.

  3. Ongeldige clausules hebben geen invloed op de geldigheid van de overige voorwaarden.

  4. Wijzigingen en aanvullingen vereisen de schriftelijke vorm.